Guía básica para gamificar el onboarding

¿Por qué gamificar el onboarding?

Un buen onboarding persigue tres cosas: que la persona nueva se sienta cómoda en sus primeros días, que sea productiva cuanto antes y que decida quedarse. Casi nada. El problema es que muchas empresas lo fían todo a un manual de bienvenida que se lee en diagonal (si se lee).

Esta guía de Game Strategies (antes Gamelearn) propone otra cosa: ordenar bien la información de tu Welcome Book y convertirla en un videojuego. Los nuevos aprenden la historia, los valores y la cultura de la empresa mientras superan retos. Lo que era un trámite pasa a ser una aventura que quieren terminar.

Ojo: gamificar no es ponerle puntos a un PDF. La guía explica cómo dosificar el contenido, cómo comprobar que se ha entendido y cuánto debería durar la experiencia.

Los cuatro momentos de un onboarding que funciona

El onboarding no empieza el primer día ni acaba el viernes. La guía lo plantea como un plan integral que dosifica la información según el momento en que está cada persona:

• Pre-onboarding: en la entrevista adelantas cultura, horarios y reglas; entre el «sí» y la llegada al escritorio (el «Yes to Desk») envías la documentación y el Welcome Book.
• Primer día: cubre sus necesidades prácticas, logísticas y humanas. Es el día de causar buena impresión.
• Primera semana: que entienda cómo funciona su departamento, conozca sus objetivos, empiece a trabajar con autonomía y cree relaciones.
• Onboarding continuo: puede durar meses y sirve para profundizar en el modelo de negocio y en el sector.

Qué incluir en tu manual de bienvenida

Un Welcome Book responde a cuatro preguntas: quiénes somos, cómo somos, qué hacemos y cómo lo hacemos. Además de dar la bienvenida, resume la cultura, presenta el organigrama, explica las condiciones de la relación laboral y reduce el tiempo de formación sin sobrecargar al equipo que acoge.

La guía propone una estructura base en cuatro bloques. En el PDF tienes la lista completa, apartado por apartado, para que no se te escape nada:

• Mensaje de bienvenida de la dirección.
• La empresa: historia, logros, misión, visión y valores, cultura, organigrama, directorio y políticas de calidad, RSC e igualdad.
• Información práctica: prevención de riesgos, normas internas, nómina, horarios, vacaciones, gestión del talento y beneficios sociales.
• Otra información útil: canales de comunicación interna, herramientas informáticas, redes sociales, eventos y voluntariado.

Del PDF al videojuego: cómo integrar tu Welcome Book

La guía usa como ejemplo ADA, el videojuego de onboarding de Gamelearn (hoy, el Onboarding de Game Strategies). En él, el nuevo empleado viaja al año 2127 para salvar a la humanidad, y lo que sabe de tu empresa es lo que le permite avanzar. El método se resume en cuatro pasos:

Además, puedes crear versiones distintas según el departamento, el nivel o la unidad de negocio de cada incorporación.

• Sube tus documentos: PDF, imágenes, vídeos, audios o enlaces de YouTube y Vimeo, que se ven dentro del juego.
• Añade de 1 a 5 preguntas por documento, con 3 o 4 opciones de respuesta, para comprobar que se ha entendido.
• Asigna cada documento a un turno: hay 25 y caben hasta 4 documentos en cada uno. Mejor trocear que dejar turnos vacíos.
• Pruébalo con un grupo piloto: recoge impresiones, revisa la duración (que no pase de 5 horas) y compruébalo en varios dispositivos y conexiones.

Trucos para que tu onboarding gamificado enganche

Un contenido bueno no basta: tiene que entrar fácil. Estas son algunas de las recomendaciones de la guía:

Y no te olvides de contarlo bien: teasers para crear expectativa, una convocatoria que haga sentir importante a cada persona, un lanzamiento en vídeo y mensajes semanales con el ranking y algún premio para el top 3. Los recordatorios automáticos cada 5 días hacen el resto.

• Dosifica: si tu manual tiene 10 temas, crea subcategorías y repártelas en turnos distintos.
• Sé breve: textos de menos de 5 páginas, presentaciones de 10 a 15 slides y vídeos o audios de menos de 4 minutos.
• Empieza con un mensaje de bienvenida de la dirección, que genera confianza, y sigue con una infografía que explique el juego.
• Varía los formatos: vídeos TED, podcasts o infografías mantienen la atención.
• Saca a la gente de la pantalla: códigos QR repartidos por la oficina o una reunión de 10 minutos con un «anfitrión» que le dé el dato para superar el test.