Des documents interminables, des politiques qui n'existent plus et un calendrier rigide : c'est encore ainsi que beaucoup d'entreprises accueillent leurs recrues. Dans cet épisode de Jugando en Serio (en espagnol), Iria, directrice des ressources humaines de Game Strategies, et Samuel Prado, consultant en gamification, expliquent comment améliorer l'onboarding et prouver qu'il fonctionne.
Ce qui ne marche plus dans l'onboarding traditionnel
Pour Iria, l'onboarding traditionnel devient obsolète : des activités très standardisées, jamais mises à jour, au point que certaines recrues lisent des politiques qui n'existent plus. L'administratif prend trop de place, l'expérience collaborateur est négligée et rien n'est personnalisé selon le poste ou le site, ce qui affaiblit l'appartenance.
S'y ajoutent une technologie dépassée, peu d'interactions sociales (après la pandémie et avec le télétravail, on a toujours besoin de chaleur humaine) et des délais très serrés. Résultat : un onboarding perçu comme ennuyeux et une première prise de contact qui déçoit.
Ce qu'attendent les nouvelles générations
Millennials et génération Z ont obligé les RH à repenser l'accueil, ce qu'Iria salue parce que cela évite l'immobilisme. Ils veulent un travail qui ait un impact social, pas seulement un salaire, et une entreprise dont les valeurs leur ressemblent : pour eux, cela pèse autant que l'argent, voire plus.
Ils veulent aussi de l'immédiateté : savoir dès le départ ce qu'on attend d'eux et quel est leur rôle, pas le découvrir six mois plus tard. Ils attendent des outils agiles et simples, qu'ils considèrent déjà comme une partie de la rémunération globale ; du feedback continu plutôt qu'un entretien annuel ; et du lien social malgré la flexibilité du télétravail.
Trois leviers pour un accueil qui accroche
La proposition d'Iria : retourner ces points de douleur. D'abord, un apprentissage plus interactif, avec des missions et des quiz pour transmettre la mission, les valeurs ou les outils. Ensuite, l'exploration autonome : une feuille de route que chacun adapte à son agenda, en débloquant des niveaux à son rythme. Enfin, l'intégration sociale : des défis et des compétitions amicales pour connaître ses collègues et apprendre des plus anciens.
Au-delà de la gamification, elle recommande un parrain, ou buddy : une personne référente hors de l'équipe directe qui vous remet sur les rails si vous vous perdez. Prado en a eu un, issu d'un autre service, à son arrivée, et cela l'a aidé à tisser des liens.
Avant tout, il faut rendre l'apprentissage plus interactif. Ces générations demandent plus d'interactions sociales, quelque chose de plus ludique, mais sans cesser d'être professionnel.
Bénéfices et indicateurs : savoir si votre onboarding fonctionne
Selon Iria, le collaborateur gagne en engagement dès le début (essentiel, car les 6 à 12 premiers mois déterminent le turnover à court terme), apprend plus vite, sait s'il est sur la bonne voie et développe des soft skills comme le travail d'équipe ou la gestion des conflits. L'entreprise y gagne en productivité, en turnover, en culture et en marque employeur.
Pour mesurer, elle regroupe les indicateurs en piliers : participation (combien de personnes terminent chaque étape), apprentissage (réussite des défis, rapidité, avis du manager, auto-évaluation), intégration (satisfaction vis-à-vis de la culture et des valeurs) et satisfaction et performance (turnover à 6-12 mois, période d'essai validée, NPS). Objectif : prouver le retour sur investissement à la direction.
Pour moi, il est très important qu'aujourd'hui nous puissions démontrer notre travail sur le plan qualitatif et quantitatif. La donnée est essentielle pour savoir comment piloter la stratégie : si nous faisons bien ou mal, ou s'il faut changer des choses.
Se lancer sans se heurter à la résistance au changement
Le principal obstacle est la peur de l'inconnu, surtout dans les entreprises traditionnelles où l'on entend « on a toujours fait comme ça ». Mais si vous voulez attirer des talents internationaux et que tout est en espagnol, cela ne suffit plus.
Les étapes recommandées par Iria : le soutien du comité de direction et du CEO ; des données et un benchmark sur la table, car c'est un investissement et un changement de stratégie ; identifier les besoins en compétences des équipes ; un partenaire qui vous comprend ; et adopter la technologie : les documents Word de 200 pages, c'est fini.
La résistance est souvent plus faible qu'on ne le croit. Prado cite une entreprise de l'industrie lourde dont les ouvriers, loin de rejeter un jeu vidéo personnalisé pour leur onboarding, ont été les plus enthousiastes : ils y jouaient sur leur téléphone et ont réclamé d'autres formations du même type. Il existe aussi des options sans écran : simulations, jeux de rôle en présentiel ou chasses au trésor.
