Proceso de onboarding: guía paso a paso, plan 30-60-90 y checklist (2027)

Un proceso de onboarding es el plan con el que una empresa recibe, integra y forma a una persona recién contratada, desde que acepta la oferta hasta que trabaja con autonomía. Los pasos del onboarding son cuatro: el pre-onboarding, el primer día, la primera semana y el onboarding continuo, que suele llegar hasta los 90 días.

En esta guía te contamos qué hacer en cada paso, cómo convertirlo en un plan de onboarding a 30, 60 y 90 días, qué debe incluir tu manual de onboarding, cómo hacerlo digital y gamificado, qué métricas mirar y una checklist que puedes copiar. La publicamos en 2018 y la hemos actualizado para 2027.

¿Qué es un proceso de onboarding y por qué importa?

El onboarding (también llamado inducción, acogida o incorporación de personal) es el conjunto de acciones que ayudan a un nuevo empleado a entender cómo funciona la empresa, conocer a sus compañeros, aprender su trabajo y sentirse parte del equipo. El objetivo es triple: que los recién llegados estén cómodos, que sean productivos cuanto antes y que decidan quedarse.

Los datos explican por qué recursos humanos lo ha puesto en lo alto de su lista. Un estudio de Brandon Hall Group difundido por Glassdoor concluyó que las empresas con un buen proceso de onboarding mejoran la retención de los nuevos empleados en un 82 % y su productividad en más de un 70 %. Y, sin embargo, Gallup señala que solo el 12 % de los empleados está totalmente de acuerdo en que su empresa hace un buen trabajo de onboarding. Hay mucho margen de mejora.

No conviene confundirlo con el papeleo de la contratación. Firmar el contrato y dar de alta las cuentas forma parte del proceso, pero el onboarding de verdad es lo que pasa después: cómo aprende la persona, con quién habla y qué siente en sus primeras semanas.

El proceso de onboarding en cuatro pasos

Si te vas a tomar en serio el proceso de onboarding, necesitas planificarlo en etapas. Un buen plan dosifica la información y tiene en cuenta el momento en el que está cada recién llegado. Todas las etapas cuentan, así que asegúrate de que nadie se pierde por el camino:

1. Pre-onboarding: desde la selección hasta el día antes de su llegada.
2. Primer día: la primera impresión.
3. Primera semana: el aterrizaje.
4. Onboarding continuo: del primer mes a los 90 días (o más).

1. Antes del onboarding: el pre-onboarding

Antes incluso de hacer una oferta de trabajo, comunica cómo funciona la empresa y cuáles son sus valores durante la captación y la selección. Muchas cosas del proceso de onboarding se pueden anticipar en las entrevistas: ¿cuál es la cultura de la empresa?, ¿quién será su mánager?, ¿cuáles son los horarios y las reglas del día a día? Compartirlo os sirve a ti y al candidato para saber si encajáis.

Otra etapa clave es la que va desde que la persona acepta la oferta hasta que llega. Suele tener mucha ilusión, pero también muchas dudas sobre cómo será su puesto. Mantén una comunicación fluida, anticípale en qué consistirá el proceso y apuesta por un onboarding con impacto real que reduzca la incertidumbre. Twitter (hoy X) llegó a bautizar este periodo como «Yes to Desk»: desde el «sí» a la oferta hasta que se sienta en su mesa.

Cinco consejos prácticos para el pre-onboarding:

1. Cuida tu página de empleo. Asegúrate de que los candidatos conocen el funcionamiento general de la empresa, sus valores y su cultura, con información única, práctica y real.

2. No te olvides de las ofertas de trabajo. Muchas empresas desaprovechan la oferta para contar quiénes son. Úsala para transmitir la cultura y lo más relevante de tu organización, y haz lo mismo en las entrevistas: pregunta a los candidatos si se sentirían cómodos en una empresa así.

3. Sé personal. Entre la aceptación y la llegada, envíale un mensaje personalizado y amable. Demuéstrale que te alegra que vaya a formar parte del equipo.

4. Adelanta papeleo. Envía antes del primer día la documentación que tendrá que leer y firmar: contrato, cláusulas de confidencialidad, datos fiscales y bancarios, además del manual de bienvenida o vídeos sobre la empresa. Así adelantas trabajo y mantienes el contacto.

5. Prepara su primer día. Explícale con detalle cómo será y qué necesita hacer o traer antes de presentarse.

2. Proceso de onboarding: el primer día de trabajo

El primer día tiene que ser memorable. Además de resolver lo práctico y lo logístico, cuida el lado humano. El objetivo: que cuando le pregunten qué tal su primer día, la persona responda con una sonrisa de oreja a oreja. Ocho consejos que siguen los mejores procesos de onboarding:

1. Logística. Deja claro qué necesita llevar, a qué hora y dónde tiene que estar, y quién la recibirá. Si trabaja en remoto, el enlace de la primera reunión y el equipo informático en casa con antelación.

2. Asigna un anfitrión o buddy. Alguien de su mismo departamento que la guíe de manera informal, le presente a la gente y le cuente cómo se trabaja de verdad.

3. Reunión con su mánager. Que sea de lo primero que haga. Es la mejor manera de dar importancia a su llegada y de empezar a hablar de objetivos, responsabilidades y expectativas. No hay nada peor que un primer día sin poder hablar con tu jefe.

4. Informática. Que todo funcione antes de que llegue: correo, accesos, programas de su puesto, teléfono. Los problemas informáticos del primer día son uno de los errores más comunes (y más frustrantes) del proceso de onboarding.

5. Conocer el espacio de trabajo. Dónde están los baños, cómo se reservan las salas, cómo funciona la cafetera o a quién llamar en cada caso. Lo que para ti es obvio, para quien llega no lo es, y conocerlo da seguridad.

6. Celebra su llegada. Un correo de presentación a toda la empresa, un mensaje en el canal del equipo o una presentación informal. Que se note que la estabais esperando.

7. Conocer a la dirección. Que conozca a los máximos responsables de la empresa (y al revés). Según vuestra cultura, puede ser un saludo y unas palabras de bienvenida o una comida.

8. Ten un detalle. Una camiseta con su nombre, un desayuno o una nota escrita a mano. Los pequeños gestos marcan la diferencia entre un onboarding normal y uno memorable.

3. Proceso de onboarding: la primera semana

En cinco días la persona debería conocer el funcionamiento de su departamento, saber cuáles van a ser sus objetivos, empezar a trabajar con cierta autonomía, establecer relaciones y sentirse identificada con la misión de la empresa. Cinco consejos para conseguirlo:

1. Diseña una hoja de ruta precisa y razonable. Define los hitos por los que pasa todo nuevo empleado. Le ayuda a gestionar sus expectativas y a ti a comprobar que nadie se queda a medias. Una checklist (como la del final de este artículo) es suficiente para empezar.

2. Dosifica la información. El error más frecuente es soltarlo todo de golpe. Sesiones cortas, mezcladas con actividades sociales y con trabajo real.

3. El mánager, cinco minutos cada día. Aunque solo sean cinco o diez minutos a primera hora, mostrar interés y resolver dudas a diario es garantía de éxito. Al final de la semana, una sesión de feedback sobre cómo la ha vivido.

4. Conocer al resto de departamentos. Prepara una o dos sesiones al día con responsables de otros equipos, un anfitrión distinto cada día o comidas con gente de otras áreas. Así entiende la estructura completa de la empresa.

5. Hazle una foto. Para su perfil, el organigrama o la comunicación interna. Otro detalle que ayuda a sentirse parte de la casa.

4. El onboarding continuo

El proceso de onboarding no termina con la primera semana. Los meses siguientes sirven para profundizar en el modelo de negocio y en el sector, y para adaptar el proceso a cada persona. En algunas empresas el programa de inducción dura más de un año. Seis puntos para no dejarlo a medias:

1. El primer mes. Seguimiento semanal con el mánager (por ejemplo, cada viernes). El conocimiento de la persona ha crecido, pero también sus preguntas. Comprueba que ha completado la hoja de ruta del mes y dale feedback para seguir avanzando.

2. Promueve una cultura propia. Los nuevos tienen que sentirse parte de algo más grande. Explica la misión de la empresa y usa los elementos que os hacen únicos: una frase, una costumbre, una mascota, una historia.

3. Expertos en tus productos. Si en las primeras semanas han probado vuestros productos, ahora toca conocerlos a fondo, usarlos en primera persona y entender sus detalles.

4. Preséntales a los clientes. Que conozcan su perfil y, si el negocio lo permite, que hablen en persona con alguno. Es la forma más rápida de entender para quién trabajan.

5. Procesos, procesos, procesos. ¿Cómo se delegan tareas?, ¿qué herramientas y formatos se usan?, ¿cómo se pide algo a otro departamento? Estos detalles del día a día suelen olvidarse y son los que permiten encajar en el engranaje.

6. Teambuilding. Comidas informales, actividades los viernes o competiciones deportivas. En los tres primeros meses conviene hacer alguna actividad de equipo para que se sientan parte de él.

Plan de onboarding a 30, 60 y 90 días

El plan 30-60-90 convierte el onboarding continuo en objetivos concretos. Se acuerda con el mánager durante la primera semana y se revisa al final de cada etapa.

En equipos comerciales el plan se mide sobre todo en tiempo hasta la primera venta y hasta alcanzar la cuota. Lo explicamos en qué es el ramp up y cómo calcularlo.

Manual de onboarding: qué debe incluir

El manual de onboarding (o manual de bienvenida) reúne lo que todo nuevo empleado debe tener a mano. Puede ser un documento, una sección de la intranet o, mejor aún, contenido que se pueda recorrer paso a paso. Lo básico:

• Quiénes somos: historia, misión, valores y cómo se trabaja en la empresa.
• Organigrama y contactos: quién es quién y a quién acudir para cada cosa.
• Normas y políticas: horarios, teletrabajo, vacaciones, gastos, código de conducta, protección de datos.
• Seguridad y salud: prevención de riesgos laborales y protocolos obligatorios.
• Herramientas: qué programas se usan y cómo acceder a ellos.
• Producto y clientes: qué vendéis, a quién y qué os diferencia.
• Su plan de onboarding: la hoja de ruta de la persona, con su plan 30-60-90.

Un consejo: el manual informa, pero no forma. Si es un PDF de 60 páginas, casi nadie lo leerá entero. Divide el contenido en bloques y repártelo a lo largo de las primeras semanas.

Onboarding digital y gamificado

Con equipos en remoto, en varias oficinas o en tiendas repartidas por el país, digitalizar parte del onboarding ya no es opcional. Lo que se puede automatizar (la presentación de la empresa, los procesos, las herramientas, las normas de seguridad) se convierte en contenido digital, y el tiempo de las personas se reserva para lo que no se puede automatizar: la bienvenida del mánager, el buddy, las conversaciones. Te contamos más en onboarding digital.

El problema es que el contenido digital de bienvenida suele acabar igual que el manual: abierto una vez y olvidado. Ahí entra la gamificación. Un onboarding gamificado reparte el contenido en niveles con una historia, retos y recompensas, de modo que la persona aprende jugando y lo termina. Si quieres el detalle, lo explicamos en onboarding gamificado: qué es, beneficios y cómo aplicarlo.

En Game Strategies lo hacemos así: tú pones el contenido que ya tienes (textos, presentaciones, vídeos) y nosotros lo convertimos en un videojuego ambientado en tu empresa, con tu logo y tus oficinas. La primera semana se reparte por niveles (cultura y valores, procesos, herramientas, normas de seguridad y producto) y recursos humanos ve en tiempo real quién ha empezado, quién ha terminado y dónde se atasca la gente. Funciona en el navegador, se integra en tu LMS y cada proyecto tiene un Customer Success Manager. Para equipos comerciales tenemos además un onboarding de ventas en el que cada parte del argumentario es una misión.

Métricas para medir tu proceso de onboarding

Si no lo mides, no sabrás si tu onboarding funciona. Estos son los indicadores más útiles:

Para el impacto de la formación en general, el modelo Kirkpatrick es una buena guía; lo contamos en qué KPI usan los directores de RR. HH. para medir la formación. Y si quieres calcular lo que te cuesta un mal onboarding, mira el coste de un onboarding.

Checklist del proceso de onboarding (plantilla)

Copia esta plantilla y adáptala a tu empresa. La columna de responsable evita el clásico «pensaba que lo hacía otro».

Bonus: dos consejos para conseguir la excelencia en tu proceso de onboarding

1. Gamifica tu onboarding. Si quieres que tus nuevos empleados vivan una experiencia diferente, apuesta por la gamificación. Un videojuego de onboarding engancha mientras aprenden la historia de la empresa, la política de gastos, sus valores o su cultura, y puede convertir lo que suele ser aburrido (normativa, compliance, aspectos técnicos del sector) en una aventura. Mira cómo funciona en nuestro onboarding gamificado.

2. Pide feedback para mejorar tu onboarding. Mide todo lo que pasa durante el proceso y pregunta a los nuevos empleados. Haz varias encuestas (la primera semana, el primer mes, el primer trimestre): ¿dónde se atascan?, ¿qué les sobró?, ¿qué echaron en falta? Consigue respuestas sinceras, porque ellos te darán las mejores ideas para mejorar.

Preguntas frecuentes

Fuentes: Brandon Hall Group, citado en «The True Cost of a Bad Hire» (Glassdoor, 2015); Gallup, «Why the Onboarding Experience Is Key for Retention» (consultado en octubre de 2026).