La nouvelle r\u00e9glementation de l’Union europ\u00e9enne en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es (R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es, RGPD) va avoir un effet direct sur les responsables de la formation et du d\u00e9veloppement. Depuis le 25\u00a0mai\u00a02018, toutes les entreprises doivent mettre en \u0153uvre de nouvelles mesures d’audit, de protection, de s\u00e9curit\u00e9 et de traitement des donn\u00e9es, non seulement pour leurs clients europ\u00e9ens, mais encore pour leurs employ\u00e9s, les candidats \u00e0 un poste de travail ou m\u00eame les utilisateurs de leur Learning Management System (LMS).<\/p>\n
Cet article vous apprendra tout ce que vous devez savoir sur la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es, ainsi que sur la fa\u00e7on dont votre service de formation et d\u00e9veloppement peut s’y adapter.<\/p>\n
Apr\u00e8s plusieurs ann\u00e9es de n\u00e9gociations et son approbation en\u00a02016, la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es de l’Union europ\u00e9enne cherche \u00e0 s’adapter \u00e0 l’\u00e9volution d’Internet en offrant une meilleure protection aux citoyens europ\u00e9ens. Dans un contexte de pr\u00e9occupation croissante sur l’utilisation des informations personnelles et les nouveaux d\u00e9fis qui se posent en mati\u00e8re de confidentialit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9, avec des organisations qui accumulent des millions de donn\u00e9es dans leurs serveurs, le RGPD cr\u00e9e de nouveaux standards en obligeant les entreprises \u00e0 transformer radicalement le traitement des donn\u00e9es.<\/p>\n
Parmi les nouvelles modifications apport\u00e9es par la r\u00e9glementation, les entreprises doivent d\u00e9sormais obtenir le consentement explicite de leurs clients pour pouvoir traiter des informations sensibles les concernant, mettre en \u0153uvre des mesures de s\u00e9curit\u00e9 plus strictes, informer activement de toute faille ou attaque contre ses syst\u00e8mes informatiques, et permettre aux utilisateurs de modifier ou effacer leurs donn\u00e9es.<\/p>\n
D’autre part, m\u00eame si une entreprise n’est pas physiquement implant\u00e9e dans l’Union europ\u00e9enne, elle est tenue de respecter le RGPD au pied de la lettre quand elle doit traiter les donn\u00e9es de citoyens europ\u00e9ens.<\/p>\n
Toute entreprise qui enfreint le RGPD s’expose \u00e0 des amendes pouvant aller jusqu’\u00e0 20\u00a0millions d’euros ou l’\u00e9quivalent de 4\u00a0% de son chiffre d’affaires mondial.<\/p>\n
En Espagne, cette nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es remplace la LOPD (Ley Org\u00e1nica de Protecci\u00f3n de Datos de Car\u00e1cter Personal) approuv\u00e9e en 1999.<\/p>\n
Vous pouvez \u00eatre int\u00e9ress\u00e9: ADA GDPR, le cours de jeux vid\u00e9o pour le nouveau r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es de l’Union europ\u00e9enne<\/a><\/p><\/blockquote>\n
Quel est l’impact du RGPD sur les services de formation et d\u00e9veloppement\u00a0?<\/h2>\n
En qualit\u00e9 de professionnels qui obtiennent et traitent les informations personnelles des employ\u00e9s, les responsables de la formation et du d\u00e9veloppement sont \u00e9galement tenus de respecter la nouvelle r\u00e9glementation. Tant en ce qui concerne l’offre de formation que la gestion des LMS, et surtout la propre formation des employ\u00e9s (nous en reparlerons plus loin), il est important d’adopter des mesures pour respecter le RGPD. Et voici les cinq aspects les plus importants \u00e0 prendre en compte\u00a0:<\/p>\n
1. Audit et notification aux employ\u00e9s<\/h3>\n
La premi\u00e8re chose \u00e0 savoir est le type de donn\u00e9es que vous poss\u00e9dez sur vos employ\u00e9s, et les finalit\u00e9s pour lesquelles vous les utilisez. Il peut \u00eatre tr\u00e8s utile de dresser l’inventaire de toutes les informations dont vous disposez, et de l’objectif pr\u00e9cis de leur traitement et conservation.<\/p>\n
Nous vous recommandons \u00e9galement de contacter les employ\u00e9s pour leur expliquer la nouvelle r\u00e9glementation et leurs droits. M\u00eame si auparavant, les employ\u00e9s devaient aussi accorder leur autorisation, la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es pr\u00e9cise le besoin d’un consentement \u00ab\u00a0sp\u00e9cifique, \u00e9clair\u00e9 et non \u00e9quivoque\u00a0\u00bb.<\/p>\n
2. \u00c0 une seule finalit\u00e9 et pendant une dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e<\/h3>\n
Le RGPD explique que les donn\u00e9es des employ\u00e9s ne peuvent \u00eatre conserv\u00e9es que pour r\u00e9pondre \u00e0 une finalit\u00e9 sp\u00e9cifique, et ce, pendant une dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e. Si vous avez demand\u00e9 des informations pour r\u00e9aliser un cours de formation, par exemple, vous ne pouvez pas les utiliser \u00e0 d’autres fins. Si un employ\u00e9 a octroy\u00e9 son consentement au traitement de ses donn\u00e9es pour une formation au mois de mai, vous ne pouvez pas l’utiliser pour une autre initiative de formation en novembre.<\/p>\n
Si votre entreprise emploie un grand nombre d’int\u00e9rimaires, de travailleurs ind\u00e9pendants ou free-lances, la nouvelle r\u00e9glementation europ\u00e9enne sur la protection des donn\u00e9es peut vous obliger \u00e0 effacer leurs donn\u00e9es apr\u00e8s leur d\u00e9part de l’organisation, \u00e0 moins de les destiner \u00e0 une finalit\u00e9 concr\u00e8te et d’avoir recueilli leur consentement pr\u00e9alable.<\/p>\n
3. Transparence et flexibilit\u00e9 dans la protection des donn\u00e9es<\/h3>\n
Les employ\u00e9s ont d\u00e9sormais le droit de conna\u00eetre la nature des informations les concernant qui sont collect\u00e9es par l’entreprise, mais aussi les finalit\u00e9s pour lesquelles celle-ci les utilise et l’endroit o\u00f9 elles sont conserv\u00e9es. Ils peuvent \u00e9galement r\u00e9clamer \u00e0 tout moment l’acc\u00e8s \u00e0 ces informations, ce qui vous oblige \u00e0 mettre en place un syst\u00e8me capable de r\u00e9pondre \u00e0 de telles demandes.<\/p>\n
De plus, vous \u00eates tenus de vous assurer que toutes les informations sont exactes et mises \u00e0 jour. Si vous mettez \u00e0 disposition de vos employ\u00e9s un logiciel facilitant la saisie ou la modification de donn\u00e9es, il est important que vous en contr\u00f4liez la gestion et que vous garantissiez son bon fonctionnement.<\/p>\n
Le service de formation et d\u00e9veloppement est \u00e9galement oblig\u00e9 d’informer les employ\u00e9s sur le motif de la collecte de leurs donn\u00e9es, et celles-ci ne peuvent pas \u00eatre utilis\u00e9es \u00e0 d’autres fins sans leur en faire part. D\u00e9sormais, les employ\u00e9s peuvent retirer leur consentement \u00e0 tout moment, c’est pourquoi vous devez pr\u00e9voir un syst\u00e8me flexible et simple \u00e0 \u00e9diter.<\/p>\n
4. S\u00e9curit\u00e9 de la protection des donn\u00e9es<\/h3>\n
Comme c’est logique, votre priorit\u00e9 absolue est de vous assurer qu’aucune faille de s\u00e9curit\u00e9 ne peut se produire, et que les donn\u00e9es de vos employ\u00e9s sont prot\u00e9g\u00e9es. Toutes les collectes et tous les traitements de donn\u00e9es r\u00e9alis\u00e9s au sein du service de formation et d\u00e9veloppement doivent \u00eatre crypt\u00e9s. Pour respecter strictement le RGPD, vous devez \u00e9galement crypter toutes les transmissions et communications, afin d’\u00e9viter toute cyberattaque.<\/p>\n
En cas de vol de donn\u00e9es ou d’acc\u00e8s non autoris\u00e9 aux informations sur les employ\u00e9s, vous disposez d’un d\u00e9lai de 72\u00a0heures pour leur notifier. Tout employ\u00e9 susceptible de subir des dommages \u00e0 la suite d’un vol de donn\u00e9es doit \u00eatre inform\u00e9 \u00ab\u00a0dans les meilleurs d\u00e9lais\u00a0\u00bb, selon les termes du propre RGPD.<\/p>\n
Selon la taille de votre entreprise et le type d’informations que vous traitez, vous pouvez \u00e9galement \u00eatre oblig\u00e9s de nommer un d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00e0 la protection des donn\u00e9es (Data Protection Officer en anglais).<\/p>\n
5. La nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es et votre LMS<\/h3>\n
Tout ce qui pr\u00e9c\u00e8de est d’importance capitale pour g\u00e9rer votre Learning Management System (LMS), o\u00f9 vous conservez et traitez probablement la plupart des informations collect\u00e9es dans le cadre de vos initiatives de formation en entreprise. Au risque de nous r\u00e9p\u00e9ter, assurez-vous bien de respecter les principes suivants\u00a0:<\/p>\n
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- tous les utilisateurs du LMS doivent octroyer leur consentement explicite \u00e0 la conservation et au traitement de leurs donn\u00e9es, et ce, avec une finalit\u00e9 sp\u00e9cifique et pendant une dur\u00e9e d\u00e9termin\u00e9e ;<\/li>\n
- chaque utilisateur peut demander une copie de toutes les donn\u00e9es que vous conservez le concernant, y compris une explication de la finalit\u00e9 pour laquelle vous le faites, ainsi que si celles-ci sont utilis\u00e9es par des tiers ;<\/li>\n
- les employ\u00e9s doivent pouvoir r\u00e9voquer leur consentement ou effacer leurs informations \u00e0 tout moment ;<\/li>\n
- votre fournisseur de LMS (et tout autre fournisseur de cours de formation) doit respecter la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n
Vous pourriez \u00eatre int\u00e9ress\u00e9 par: Gamelearn, la plateforme d’apprentissage bas\u00e9e sur le jeu la plus r\u00e9compens\u00e9e au monde (et 100% adapt\u00e9e au RGPD)<\/a><\/p><\/blockquote>\n
Comment former vos employ\u00e9s au nouveau r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es, RGPD\u00a0?<\/h2>\n
En qualit\u00e9 de responsable de la formation et du d\u00e9veloppement, votre mission la plus importante est probablement la diffusion des connaissances sur la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es.<\/p>\n
M\u00eame si le RGPD n’est pas tr\u00e8s sp\u00e9cifique \u00e0 cet \u00e9gard, son article\u00a047 mentionne, parmi les r\u00e8gles d’entreprise contraignantes, \u00ab\u00a0la formation appropri\u00e9e en mati\u00e8re de protection des donn\u00e9es pour le personnel ayant un acc\u00e8s permanent ou r\u00e9gulier aux donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel.\u00a0\u00bb En d’autres termes\u00a0: vos employ\u00e9s doivent savoir en quoi consiste le RGPD pour pouvoir respecter les droits des citoyens europ\u00e9ens, et par la m\u00eame occasion \u00e9viter \u00e0 votre entreprise le paiement d’une amende \u00e9ventuelle.<\/p>\n
Voici quelques recommandations qui vous aideront \u00e0 garantir la r\u00e9ussite d’une formation au sujet de la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es :<\/p>\n
1 – Commencez par vous-m\u00eame. Avant de lancer un programme de formation aupr\u00e8s de vos employ\u00e9s, profitez de l’occasion pour tracer la voie et vous former vous-m\u00eame. Vous conna\u00eetrez ainsi les bases du RGPD, et disposerez du background<\/em> n\u00e9cessaire pour choisir la meilleure offre de formation pour vos employ\u00e9s.<\/p>\n
2 – Passez en revue les cours que vous dispensez d\u00e9j\u00e0. Avant de vous plonger dans la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es, nous vous recommandons d’adapter les autres cours de formation d\u00e9j\u00e0 suivis par vos employ\u00e9s sur la protection des donn\u00e9es, les relations avec les clients, la cybers\u00e9curit\u00e9… Assurez-vous que tous ces cours reprennent les modifications introduites par le RGPD.<\/p>\n
3 – Adaptez la formation aux diff\u00e9rents profils. Tous les employ\u00e9s n’ont pas besoin d’avoir les m\u00eames connaissances au sujet de la nouvelle r\u00e9glementation europ\u00e9enne sur la protection des donn\u00e9es. Selon le type de donn\u00e9es auxquelles ils ont acc\u00e8s et qu’ils doivent traiter, leur niveau de compr\u00e9hension du RGPD peut consid\u00e9rablement varier. M\u00eame s’il est recommand\u00e9 que tous les employ\u00e9s de l’entreprise soient conscients et connaissent les bases du r\u00e8glement, il est tout particuli\u00e8rement important de renforcer la formation aupr\u00e8s des profils suivants\u00a0:<\/p>\n
\n
- personnel du service clients<\/li>\n
- \u00e9quipes de marketing<\/li>\n
- services d’analyse des donn\u00e9es ou big data<\/li>\n
- ressources humaines (le traitement des donn\u00e9es des employ\u00e9s, mais aussi des candidats qui se pr\u00e9sentent \u00e0 une offre de travail, est un aspect tr\u00e8s important)<\/li>\n
- service informatique, technologie et t\u00e9l\u00e9communications (en particulier sur les plates-formes qui collectent et conservent les donn\u00e9es des clients)<\/li>\n
- \u00e9quipes juridiques au sein de l’entreprise<\/li>\n
- les responsables les plus exp\u00e9riment\u00e9s de l’entreprise (ils doivent \u00eatre conscients des d\u00e9fis que repr\u00e9sente le RGPD afin de pouvoir en faire part \u00e0 leurs collaborateurs)<\/li>\n<\/ul>\n
4 – Assurez-vous de pouvoir mettre les contenus \u00e0 jour. Compte tenu de la rapidit\u00e9 des \u00e9volutions technologiques et sociales, il est probable que les modifications de la r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es ne s’arr\u00eatent pas l\u00e0. Tentez de proposer une formation qui puisse \u00eatre revue et mise \u00e0 jour de fa\u00e7on simple et rapide, ainsi que d’y ajouter d’\u00e9ventuelles particularit\u00e9s applicables \u00e0 votre activit\u00e9.<\/p>\n
5 – Pr\u00e9voyez des contenus clairs et simples. Dans une r\u00e9glementation comme celle-ci, de 88\u00a0pages et 99\u00a0articles, il est vital que les contenus soient clairs et simples, qu’ils abordent les points essentiels de chaque article et s’adaptent aux profils des employ\u00e9s. Le RGPD est rempli de termes techniques et bureaucratiques\u00a0: dans vos cours de formation, assurez-vous d’utiliser un langage compris par vos employ\u00e9s (sans toutefois compromettre la compr\u00e9hension totale de la r\u00e9glementation).<\/p>\n
6 – Organisez une formation sans fronti\u00e8res. Si vous travaillez au sein d’une multinationale, veillez \u00e0 ce que tous les employ\u00e9s ayant acc\u00e8s \u00e0 des donn\u00e9es de citoyens europ\u00e9ens re\u00e7oivent la formation. Rappel\u00a0: sachez que m\u00eame si certains services de votre entreprise ne sont pas physiquement situ\u00e9s dans l’Union europ\u00e9enne (et m\u00eame si toute l’entreprise se trouve dans un pays tiers), ils sont assujettis au RGPD d\u00e8s l’instant qu’ils collectent, conservent ou traitent des informations sur des citoyens europ\u00e9ens.<\/p>\n
7 – Offrez une formation ludique. Dans ce type de cours de compliance, rempli d’explications techniques, il est important que la formation soit accrocheuse et int\u00e9ressante. Pour y parvenir, utilisez la gamification ou les jeux vid\u00e9o. Vous pourrez ainsi renforcer l’engagement et l’int\u00e9r\u00eat des employ\u00e9s, et transformer cette formation en une exp\u00e9rience amusante et accrocheuse. Le jeu vid\u00e9o ADA GDPR<\/a>, par exemple, transforme l’apprentissage des articles de la nouvelle r\u00e9glementation sur la protection des donn\u00e9es en une aventure post-apocalyptique dont l’objectif est de sauver la plan\u00e8te.<\/p>\n