{"id":134426,"date":"2018-01-30T19:55:58","date_gmt":"2018-01-30T18:55:58","guid":{"rendered":"https:\/\/gamestrategies.io\/blog\/le-guide-definitif-pour-mener-un-processus-donboarding-de-a-a-z-sans-y-laisser-sa-peau\/"},"modified":"2024-11-01T17:20:44","modified_gmt":"2024-11-01T16:20:44","slug":"le-guide-definitif-pour-mener-un-processus-donboarding-de-a-a-z-sans-y-laisser-sa-peau","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/gamestrategies.io\/fr\/blog\/le-guide-definitif-pour-mener-un-processus-donboarding-de-a-a-z-sans-y-laisser-sa-peau\/","title":{"rendered":"Le guide d\u00e9finitif pour mener un processus d’onboarding de A \u00e0 Z (sans y laisser sa peau)"},"content":{"rendered":"

Le processus d’onboarding (ou int\u00e9gration du personnel) est devenu l’une des grandes priorit\u00e9s des professionnels des ressources humaines.<\/p>\n

Les entreprises sont aujourd’hui conscientes que les nouveaux employ\u00e9s ne peuvent pas \u00eatre abandonn\u00e9s \u00e0 leur sort, et qu’il est n\u00e9cessaire de pr\u00e9parer leur arriv\u00e9e pour qu’ils puissent comprendre le fonctionnement de l’entreprise, faire connaissance avec leurs coll\u00e8gues et se familiariser avec leur lieu de travail. L’objectif est clair : que les nouvelles recrues se sentent \u00e0 l’aise d\u00e8s les premiers jours, commencent \u00e0 \u00eatre productives au plus vite et d\u00e9cident de rester dans l’entreprise.<\/p>\n

Selon une \u00e9tude du Brandon Hall Group<\/a>, un bon processus d’onboarding am\u00e9liore le taux de r\u00e9tention des nouveaux employ\u00e9s de 82 %, et leur productivit\u00e9 de plus de 70 %. Cela signifie que l’int\u00e9gration du personnel est \u00e0 prendre tr\u00e8s au s\u00e9rieux, et que vous devez lui consacrer toutes les ressources dont vous disposez afin de concevoir un processus parfaitement bien d\u00e9fini, de A \u00e0 Z.<\/p>\n

Ce guide vous apporte pr\u00e9cis\u00e9ment tout ce dont vous avez besoin pour que cette mission soit une r\u00e9ussite.<\/p>\n

<\/a><\/h2>\n

Le processus d’onboarding en quatre \u00e9tapes<\/p>\n

Si vous voulez prendre le processus d’onboarding au s\u00e9rieux, vous devez le planifier en plusieurs \u00e9tapes. Il est important de concevoir un plan int\u00e9gral, sachant doser les informations et tenant compte des diff\u00e9rentes phases de l’int\u00e9gration des nouvelles recrues. Toutes les \u00e9tapes sont importantes, aussi assurez-vous bien qu’aucun de vos nouveaux employ\u00e9s ne se perde en chemin.<\/p>\n

1. Avant l’onboarding : le pr\u00e9-onboarding<\/h2>\n

Avant m\u00eame de faire une offre d\u2019emploi, il est important de communiquer le fonctionnement et les valeurs de l’entreprise tout au long du processus de recrutement et d’embauche des employ\u00e9s. La plupart des informations qui vont \u00eatre transmises pendant le processus d’onboarding doivent \u00eatre apport\u00e9es d\u00e8s les entretiens. Quelle est la culture de l’entreprise ? Qui sera son sup\u00e9rieur ? Quels sont les horaires et les r\u00e8gles \u00e0 suivre au quotidien ? La communication de toutes ces informations vous permettra (\u00e0 vous, mais aussi au candidat) de savoir si vous \u00eates faits l’un pour l’autre. Si vous y parvenez, le processus d’onboarding partira du bon pied.<\/p>\n

Dans le pr\u00e9-onboarding, une autre p\u00e9riode importante est celle qui s’\u00e9coule entre l’acceptation de l’offre d\u2019emploi et l’arriv\u00e9e de l’employ\u00e9 dans les bureaux. Il s’agit g\u00e9n\u00e9ralement d’un moment o\u00f9 l’employ\u00e9 est certes tr\u00e8s enthousiaste, et impatient de commencer, mais se pose aussi beaucoup de questions sur ce que sera r\u00e9ellement son nouveau poste de travail. Dans cette \u00e9tape, une communication fluide avec les nouvelles recrues est indispensable. Il s’agit de leur pr\u00e9senter en quoi consistera l’onboarding et, dans la mesure du possible, de gagner du temps en avan\u00e7ant les formalit\u00e9s. L’entreprise technologique Twitter, par exemple, attache une grande importance \u00e0 cette p\u00e9riode, qu’elle d\u00e9nomme \u00ab Yes to Desk \u00bb (\u00ab de l\u2019acceptation de l\u2019offre d\u2019emploi par le candidat \u00e0 son incorporation au sein de l\u2019entreprise \u00bb).<\/p>\n

Sur la base de ces consid\u00e9rations, voici cinq conseils pratiques qui vous aideront \u00e0 r\u00e9ussir votre pr\u00e9-onboarding :<\/p>\n

1. Soignez votre page web consacr\u00e9e aux \u00ab offres d\u2019emploi \u00bb<\/strong>. Si vous voulez gagner du temps, assurez-vous que tous les candidats \u00e0 un poste de travail connaissent le fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral de l’entreprise, ses valeurs et sa culture. Pour ce faire, assurez-vous notamment de pr\u00e9senter des informations uniques, pratiques et r\u00e9elles sur votre entreprise dans votre page consacr\u00e9e aux \u00ab offres d\u2019emploi \u00bb.<\/p>\n

2. Ne n\u00e9gligez pas vos offres d\u2019emploi.<\/strong> Souvent, les entreprises manquent d’inclure dans leurs offres d\u2019emploi une description coh\u00e9rente et motivante sur leur organisation. Or, il s’agit l\u00e0 d’un espace tr\u00e8s important pour le pr\u00e9-onboarding : utilisez-le pour transmettre votre culture d’entreprise et les principales informations concernant votre organisation. Faites-en de m\u00eame lors des entretiens d’embauche, et demandez aux candidats s’ils se voient travailler dans une entreprise ayant de telles caract\u00e9ristiques.<\/p>\n

3. Soyez personnel.<\/strong> Entre la p\u00e9riode d’acceptation de l’offre d\u2019emploi et l’incorporation des nouveaux venus au sein de l’entreprise, veillez \u00e0 leur envoyer un message personnalis\u00e9 et amical. Faites en sorte qu’ils se sentent comme chez eux. D\u00e9montrez-leur que vous \u00eates heureux qu’ils fassent d\u00e9sormais partie de votre organisation.<\/p>\n

4. Avancez les formalit\u00e9s<\/strong>. Profitez de la p\u00e9riode qui s’\u00e9coule avant le premier jour de travail pour envoyer aux nouveaux employ\u00e9s toute la documentation qu’il leur faudra lire et signer. Celle-ci comprend non seulement les documents de nature juridique (contrat de travail, clauses de confidentialit\u00e9 ou concurrence, formulaire pour les imp\u00f4ts, etc.), mais aussi le guide d’accueil et des vid\u00e9os ou pr\u00e9sentations g\u00e9n\u00e9rales sur l’entreprise. Vous pouvez ainsi gagner du temps, tout en restant en contact avec eux.<\/p>\n

5. Pr\u00e9parez leur premier jour<\/strong>. Expliquez-leur en d\u00e9tail comment se d\u00e9roulera leur premi\u00e8re journ\u00e9e, et ce qu’ils auront besoin de faire avant de se pr\u00e9senter \u00e0 leur nouveau poste de travail.<\/p>\n

2. Processus d’onboarding : le premier jour de travail<\/h2>\n

Le premier jour d’un employ\u00e9 doit \u00eatre magique. Tout doit \u00eatre pr\u00e9par\u00e9 dans les moindres d\u00e9tails pour cr\u00e9er une bonne impression et parvenir \u00e0 motiver et susciter l’enthousiasme des nouvelles recrues. Il faudra r\u00e9pondre \u00e0 tous leurs besoins pratiques et logistiques, sans toutefois n\u00e9gliger l’aspect humain. L’objectif est simple : faire en sorte que lorsqu’on demande \u00e0 un employ\u00e9 comment s’est pass\u00e9 son premier jour de travail, il r\u00e9ponde par un grand sourire. Il s’agira l\u00e0 du meilleur sympt\u00f4me d’un employ\u00e9 enthousiaste, d\u00e9sireux de commencer \u00e0 travailler et de rester dans votre entreprise.<\/p>\n

Pour y parvenir, voici huit conseils issus des meilleurs processus d’onboarding :<\/p>\n

1. Logistique.<\/strong> Dites clairement aux nouveaux employ\u00e9s ce qu’ils doivent apporter le premier jour. N’oubliez pas de leur fixer un endroit pr\u00e9cis, une heure et une personne de contact.<\/p>\n

2 D\u00e9signation d’un h\u00f4te (host)<\/strong> qui se chargera de les guider de fa\u00e7on informelle. Pour le premier jour, il doit s’agir de quelqu’un de leur service. Les nouveaux venus peuvent ainsi commencer \u00e0 \u00e9largir leur cercle social et mieux conna\u00eetre la fa\u00e7on de travailler au sein de l’entreprise.<\/p>\n

3. R\u00e9union avec leur sup\u00e9rieur<\/strong>. Il est important que d\u00e8s le premier jour, les nouveaux employ\u00e9s rencontrent leur sup\u00e9rieur direct. C’est souvent m\u00eame la premi\u00e8re chose qu’ils font d\u00e8s leur arriv\u00e9e dans les bureaux. Il s’agit d’une fa\u00e7on de donner de l’importance \u00e0 leur incorporation, et surtout de commencer \u00e0 parler d\u2019objectifs, de responsabilit\u00e9s et d\u2019attentes.<\/p>\n

4. Informatique.<\/strong> Avant leur premier jour, v\u00e9rifiez le bon fonctionnement de tout ce qui concerne l’\u00e9quipement informatique. Qu’il s’agisse de l’utilisation de la messagerie \u00e9lectronique, de l’acc\u00e8s aux serveurs locaux, de la disponibilit\u00e9 de tous les logiciels en rapport avec leur poste de travail, ou encore de l’utilisation de la photocopieuse ou du t\u00e9l\u00e9phone. M\u00eame si cela para\u00eet simple, la rencontre de probl\u00e8mes informatiques d\u00e8s le premier jour de travail est l’une des erreurs les plus courantes (et frustrantes) du processus d’onboarding.<\/p>\n

5. Conna\u00eetre l’espace de travail<\/strong>. M\u00eame si pour vous, cela peut sembler \u00e9vident, il est essentiel que les nouvelles recrues sachent o\u00f9 trouver les choses et sachent \u00e0 quoi elles servent. Des questions comme l’endroit o\u00f9 se trouvent les toilettes, le fonctionnement du distributeur de boissons, le syst\u00e8me de r\u00e9servation des salles ou le num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone de chaque service sont souvent n\u00e9glig\u00e9es dans de nombreux processus d’onboarding. Veillez \u00e0 ce que les nouvelles recrues se familiarisent avec leur environnement de travail, car cela leur permettra de gagner en s\u00e9curit\u00e9, en tranquillit\u00e9 et en confiance.<\/p>\n

6. C\u00e9l\u00e9brez leur arriv\u00e9e.<\/strong> L’embauche d’un nouvel employ\u00e9 doit faire l’objet d’une grande c\u00e9l\u00e9bration pour toute l’entreprise. En ce sens, envoyez un message \u00e9lectronique contenant une br\u00e8ve pr\u00e9sentation \u00e0 tous les employ\u00e9s, affichez des photos des nouveaux employ\u00e9s sur les murs des bureaux ou dans la cuisine, laissez leurs cartes de visite sur leur poste de travail, ou encore organisez une pr\u00e9sentation informelle le premier jour.<\/p>\n

7. Conna\u00eetre l’\u00e9quipe de direction<\/strong>. Il est important que les nouveaux venus connaissent les plus hauts responsables de l’entreprise (et vice versa). Cela permet non seulement \u00e0 ces derniers de s’impliquer dans le processus d’onboarding, mais encore aux employ\u00e9s de les conna\u00eetre et de savoir qu’ils peuvent compter sur eux en cas de besoin. Selon la culture de votre entreprise, il peut s’agir d’une simple poign\u00e9e de main et quelques mots de bienvenue ou d’un d\u00e9jeuner le premier jour.<\/p>\n

8. Ayez une attention pour les nouveaux employ\u00e9s.<\/strong> La moindre attention (voire, marque d’affection) envers les nouveaux venus peut cr\u00e9er la diff\u00e9rence et rendre un processus d’onboarding m\u00e9morable. Qu’il s’agisse d’un tee-shirt avec le logo de l’entreprise et son nom, d’une bouteille de vin, ou d’une invitation \u00e0 un bon petit-d\u00e9jeuner, peu importe : faites qu’ils se sentent sp\u00e9ciaux.<\/p>\n

3. Processus d’onboarding : la premi\u00e8re semaine<\/h2>\n

La premi\u00e8re semaine est vitale pour garantir la r\u00e9ussite de l’incorporation du nouvel employ\u00e9. Cinq jours suffisent pour qu\u2019il soit capable de conna\u00eetre le fonctionnement g\u00e9n\u00e9ral de son service, savoir quels seront ses objectifs, commencer \u00e0 travailler de fa\u00e7on autonome, \u00e9tablir des relations personnelles et s’aligner sur la mission de son entreprise.<\/p>\n

Voici cinq conseils qui vous aideront \u00e0 y parvenir :<\/p>\n

1. \u00c9laborez une feuille de route pr\u00e9cise et raisonnable.<\/strong> La meilleure fa\u00e7on de garantir le succ\u00e8s d’un programme d’onboarding est de concevoir un certain nombre de jalons ou \u00e9tapes que tout nouvel employ\u00e9 doit franchir. Les propres employ\u00e9s pourront ainsi mieux g\u00e9rer leurs attentes et suivre un chemin bien trac\u00e9, mais cela vous servira \u00e9galement \u00e0 vous assurer que le processus d’onboarding est bien suivi par tout le monde, sans que personne ne se perde en chemin. Cette feuille de route peut prendre la forme d’un fichier Excel ou d’une check-list.<\/p>\n

2. Dosez les informations<\/strong> : L’une des erreurs les plus fr\u00e9quentes consiste \u00e0 vouloir donner le plus grand nombre d’informations possible, en bloc, en tr\u00e8s peu de temps. Les employ\u00e9s viennent tout juste de rejoindre une organisation qu’ils ne connaissent pas : prenez votre temps et dosez les informations, envisagez des s\u00e9ances de pr\u00e9sentation courtes et associez les activit\u00e9s sociales \u00e0 d’autres plus instructives ou pr\u00e9voyez des moments de pause.<\/p>\n

3. Le sup\u00e9rieur<\/strong> : cinq minutes par jour. Veillez \u00e0 ce que les nouveaux venus parlent avec leur sup\u00e9rieur tous les jours, et faites un bilan en fin de semaine. M\u00eame si ce ne sont que 5 ou 10 minutes chaque jour (par exemple, en tout d\u00e9but de matin\u00e9e), le fait de montrer de l’int\u00e9r\u00eat pour les nouveaux employ\u00e9s et de r\u00e9pondre \u00e0 leurs questions est une garantie de r\u00e9ussite pour un onboarding. En fin de semaine, faites une s\u00e9ance de feedback pour conna\u00eetre leur exp\u00e9rience sur ces cinq jours.<\/p>\n

4. Conna\u00eetre les autres services<\/strong>. Il est important que les nouveaux venus ne soient pas cantonn\u00e9s dans un ghetto. En ce sens, pr\u00e9parez une ou deux rencontres quotidiennes avec les responsables de chacune des \u00e9quipes de l’entreprise. Les nouveaux employ\u00e9s pourront ainsi non seulement \u00e9largir leur cercle social, mais encore commencer \u00e0 conna\u00eetre la structure compl\u00e8te de l’entreprise. Vous pouvez \u00e9galement envisager un h\u00f4te issu d’un service diff\u00e9rent pour chaque jour de la semaine, ou encore organiser des repas avec des professionnels d’autres \u00e9quipes.<\/p>\n

5. Faites une photo des employ\u00e9s<\/strong>. Que ce soit pour leur signature, pour l’organigramme de l’entreprise ou tout autre mat\u00e9riel de communication cr\u00e9atif, tenez pr\u00eat votre photographe et pensez \u00e0 prendre un clich\u00e9 de chaque nouvel employ\u00e9. Cela l’aidera \u00e0 sentir qu’il fait partie de l’entreprise.<\/p>\n

4. L’onboarding continu<\/h2>\n

Le processus d’onboarding ne s’arr\u00eate pas la premi\u00e8re semaine. Les jours et les mois suivants, d’autres types d’activit\u00e9s seront n\u00e9cessaires pour compl\u00e9ter l’int\u00e9gration des employ\u00e9s. Il s’agira \u00e0 la fois d’approfondir les connaissances sur le mod\u00e8le commercial et les sp\u00e9cificit\u00e9s de votre secteur, et de personnaliser le processus d’onboarding afin de r\u00e9pondre aux particularit\u00e9s de chaque employ\u00e9. Dans certaines entreprises, les programmes d’int\u00e9gration du personnel durent plus d’un an.<\/p>\n

Pour vous assurer de bien mener cette t\u00e2che \u00e0 son terme, tenez compte des six points suivants :<\/p>\n

1. Le premier mois.<\/strong> Veillez \u00e0 ce que leur sup\u00e9rieur effectue un suivi hebdomadaire (par exemple, chaque vendredi) sur les trente premiers jours. Au fur et \u00e0 mesure que les nouveaux employ\u00e9s approfondissent leurs connaissances sur l’entreprise, il est probable que de nouvelles questions surgissent. V\u00e9rifiez que la feuille de route du premier mois a bien \u00e9t\u00e9 suivie et effectuez un feedback pour garantir la continuit\u00e9 de la progression au sein de l’organisation.<\/p>\n

2. Faites la promotion d’une culture unique.<\/strong> Dans le processus d’onboarding, n’oubliez pas d’\u00eatre sp\u00e9cial. La magie est importante. Les nouveaux employ\u00e9s doivent sentir qu’ils appartiennent \u00e0 quelque chose de bien plus grand, o\u00f9 ils auront la possibilit\u00e9 de se d\u00e9velopper \u00e0 la fois professionnellement et personnellement. Expliquez quelle est la mission de l’entreprise, et ce qu’elle fait pour am\u00e9liorer le monde. Utilisez un \u00e9l\u00e9ment unique de l’entreprise (une chanson, une phrase, un logo, une mascotte, une id\u00e9e…) pour susciter leur sentiment d’appartenance.<\/p>\n

3. Des experts de vos produits<\/strong>. M\u00eame si les nouveaux venus ont d\u00e9couvert vos produits d\u00e8s les premiers jours et les premi\u00e8res semaines, il est d\u00e9sormais important qu’ils les connaissent en profondeur. Assurez-vous qu’ils se familiarisent avec eux, qu’ils les testent personnellement et comprennent leurs sp\u00e9cificit\u00e9s techniques.<\/p>\n

4. Pr\u00e9sentez-les aux clients<\/strong>. Dans un monde o\u00f9 les entreprises se tournent de plus en plus vers leurs clients ou consommateurs (le concept de customer-centric est \u00e0 la mode), il est absolument vital que les nouveaux employ\u00e9s fassent leur connaissance. Les nouvelles recrues ont certes besoin de conna\u00eetre leur profil socio\u00e9conomique (\u00e2ge, revenus, lieu de r\u00e9sidence, niveau d’\u00e9tudes, style de vie…), mais aussi d’aller au-del\u00e0, de se rapprocher d’eux. Si possible, et en fonction du type d’activit\u00e9, veillez \u00e0 ce que les nouveaux employ\u00e9s connaissent personnellement certains clients de l’entreprise.<\/p>\n

5. Processus, processus, processus.<\/strong> Pendant les p\u00e9riodes d’onboarding, les processus qui r\u00e9gissent le travail au jour le jour ne sont pas toujours abord\u00e9s. Comment les t\u00e2ches sont-elles d\u00e9l\u00e9gu\u00e9es ? Quels sont les types de logiciels et les formats utilis\u00e9s ? Quelle est la politique de r\u00e9ponse en mati\u00e8re de messagerie \u00e9lectronique ? Comment fonctionne la coordination entre les diff\u00e9rents services ? Il est crucial que, peu \u00e0 peu et pendant tout le processus d’onboarding, les employ\u00e9s se familiarisent avec tous ces d\u00e9tails pour pouvoir se d\u00e9brouiller et \u00eatre \u00e0 l’aise dans les rouages de l’organisation.<\/p>\n

6. Team building.<\/strong> N’oubliez pas non plus de promouvoir, autant que possible, la socialisation des nouveaux employ\u00e9s. Que ce soit \u00e0 travers des repas informels, des activit\u00e9s ludiques le vendredi apr\u00e8s-midi ou la participation \u00e0 des \u00e9preuves sportives, le processus d’onboarding doit pr\u00e9voir une int\u00e9gration humaine et sociale. Au cours des trois premiers mois, par exemple, il est recommand\u00e9 d’effectuer une s\u00e9ance de team building pour renforcer le sentiment d’appartenance des employ\u00e9s \u00e0 leur \u00e9quipe.<\/p>\n

Bonus : deux conseils suppl\u00e9mentaires pour garantir l’excellence de votre processus d’onboarding<\/h2>\n

1. Gamifiez votre onboarding<\/h3>\n

Si vous souhaitez offrir \u00e0 vos employ\u00e9s une exp\u00e9rience unique, innovante et diff\u00e9rente, misez sur la gamification dans votre processus d’onboarding. Des jeux vid\u00e9o personnalisables comme ADA parviennent \u00e0 accrocher et motiver les nouveaux employ\u00e9s, tout en leur faisant d\u00e9couvrir l’histoire de l’entreprise, sa politique en mati\u00e8re de d\u00e9penses, ses valeurs ou sa culture. En ce sens, la gamification peut transformer quelque chose de normalement ennuyeux (aspects techniques du secteur, conformit\u00e9, r\u00e9glementation financi\u00e8re, etc.) en une aventure fascinante.<\/p>\n