La nueva ley de protecci\u00f3n de datos de la Uni\u00f3n Europea (Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos, RGPD) ya est\u00e1 aqu\u00ed y afecta de forma directa a los responsables de formaci\u00f3n y desarrollo. Con su entrada en vigor el 25 de mayo de 2018, todas las empresas han tenido que implementar las nuevas medidas de protecci\u00f3n, seguridad y gesti\u00f3n de datos, no s\u00f3lo de sus clientes europeos, sino tambi\u00e9n de sus empleados, candidatos a un puesto de trabajo o usuarios de un Learning Management System (LMS).<\/p>\n
En este art\u00edculo te contamos todo lo que tienes que saber sobre la nueva ley de protecci\u00f3n de datos y c\u00f3mo adaptarte a ella desde el departamento de formaci\u00f3n y desarrollo.<\/p>\n
Despu\u00e9s de varios a\u00f1os de negociaciones y de su aprobaci\u00f3n en 2016, la ley de protecci\u00f3n de datos de la Uni\u00f3n Europea busca adaptarse a los nuevos tiempos de Internet y ofrecer una mayor protecci\u00f3n a los ciudadanos europeos. En un contexto de mayor preocupaci\u00f3n sobre el uso de la informaci\u00f3n personal, con empresas que acumulan millones de datos en sus servidores y nuevos retos de privacidad y seguridad, la RGPD crea nuevos est\u00e1ndares y supone una transformaci\u00f3n radical en la gesti\u00f3n de datos\u00a0que hacen las empresas.<\/p>\n
Entre las nuevas modificaciones que incluye la ley, las compa\u00f1\u00edas est\u00e1n ahora obligadas a pedir permiso espec\u00edfico cuando traten con informaci\u00f3n sensible de sus clientes, a implementar medidas de seguridad m\u00e1s estrictas, a avisar de forma activa de cualquier fallo o ataque a sus sistemas inform\u00e1ticos y a permitir que los usuarios modifiquen o eliminen sus datos.<\/p>\n
Adem\u00e1s, aunque una empresa no se encuentre f\u00edsicamente en la Uni\u00f3n Europea, siempre y cuando gestione datos de ciudadanos europeos, tendr\u00e1 que seguir al pie de la letra la RGPD.<\/strong><\/p>\n Aquellas compa\u00f1\u00edas que violen la nueva normativa europea pueden sufrir multas de hasta 20 millones de euros o el equivalente al 4% de su facturaci\u00f3n global.<\/p>\n En Espa\u00f1a, esta nueva ley de protecci\u00f3n de datos sustituye a la LOPD<\/a> (Ley Org\u00e1nica de Protecci\u00f3n de Datos de Car\u00e1cter Personal), aprobada en 1999.<\/p>\n Tal vez le interese: ADA GDPR, el\u00a0curso-videojuego para la formaci\u00f3n en la nueva ley de protecci\u00f3n de datos de la Uni\u00f3n Europea<\/a><\/p><\/blockquote>\n Como profesionales que obtienen y gestionan informaci\u00f3n personal de los empleados, los responsables de formaci\u00f3n y desarrollo tambi\u00e9n tienen que cumplir la nueva ley de protecci\u00f3n de datos. En cuestiones como la oferta formativa, la gesti\u00f3n de los LMS y sobre todo la propia formaci\u00f3n de los empleados (de este tema hablaremos en profundidad m\u00e1s adelante), es importante tomar medidas para\u00a0adaptarse a la nueva legislaci\u00f3n.\u00a0Estos son los cinco puntos m\u00e1s importantes:<\/p>\n Lo primero que tienes que hacer es saber qu\u00e9 tipo de datos tienes de tus empleados y para qu\u00e9 los est\u00e1s utilizando. Puede resultar muy \u00fatil hacer un inventario de toda la informaci\u00f3n con la que cuentas y el objetivo concreto de su gesti\u00f3n y almacenamiento.<\/p>\n Adem\u00e1s, es recomendable que te pongas en contacto con los trabajadores para explicarles la nueva legislaci\u00f3n y sus derechos. Aunque antiguamente los empleados tambi\u00e9n ten\u00edan que dar su consentimiento, la nueva ley de protecci\u00f3n de datos explicita que se necesita la voluntad \u201clibre, espec\u00edfica, informada e inequ\u00edvoca\u201d de los trabajadores<\/strong>.<\/p>\n La\u00a0RGPD explica que los datos de los empleados s\u00f3lo pueden ser almacenados con un prop\u00f3sito concreto y durante un per\u00edodo de tiempo determinado. Si has solicitado informaci\u00f3n de tus trabajadores para realizar un curso de formaci\u00f3n en mayo, por ejemplo, no podr\u00e1s utilizarla para otra iniciativa formativa en noviembre.<\/p>\n Si se da el caso de que en tu empresa hay muchos trabajadores temporales, aut\u00f3nomos o freelance<\/em>, la nueva ley de protecci\u00f3n de datos europea podr\u00eda obligarte a borrar sus datos una vez que han dejado la organizaci\u00f3n (a no ser que te hayan dado su consentimiento previo).<\/p>\n Los empleados tienen ahora el derecho a saber qu\u00e9 informaci\u00f3n tiene la compa\u00f1\u00eda sobre ellos, para qu\u00e9 la est\u00e1 utilizando y d\u00f3nde est\u00e1 almacenada. Los trabajadores pueden solicitar en cualquier momento el acceso a esta informaci\u00f3n, por lo que debes contar con un sistema que sea capaz de responder a las demandas de tus empleados. Adem\u00e1s de eso, est\u00e1s obligado a asegurarte de que toda la informaci\u00f3n es correcta y est\u00e1 actualizada.<\/p>\n La compa\u00f1\u00eda tambi\u00e9n est\u00e1 obligada a informar a los empleados de por qu\u00e9 est\u00e1 recopilando sus datos y \u00e9stos no pueden utilizarse para otro objetivo sin notificar a los trabajadores. Los empleados pueden ahora adem\u00e1s retirar su consentimiento en cualquier momento, por lo que debes contar con un sistema flexible y f\u00e1cil de actualizar.<\/p>\n Como es l\u00f3gico, tu prioridad n\u00famero uno es asegurarte de que no se produce ning\u00fan fallo de seguridad y de que los datos de tus empleados est\u00e1n protegidos. Para ello, es necesario que la obtenci\u00f3n, procesamiento y almacenamiento de datos est\u00e9 encriptada (as\u00ed como las transmisiones y comunicaciones -por ejemplo, el env\u00edo de emails o documentos-).<\/p>\n En el caso de se produjera un robo de datos o cualquier acceso no autorizado a la informaci\u00f3n de los empleados, es obligatorio que les informes en menos de 72 horas. Cualquier empleado que pudiera sufrir da\u00f1os (\u00aba sus derechos y libertades\u00bb) por este robo debe ser informado \u201csin dilaci\u00f3n indebida\u201d, seg\u00fan la propia RGPD.<\/p>\n En funci\u00f3n del tama\u00f1o de tu empresa y del tipo de informaci\u00f3n que gestiones, tambi\u00e9n podr\u00edas estar obligado a contar con un delegado de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n Los cuatro puntos anteriores son\u00a0de vital importancia para gestionar tu Learning Management System (LMS), donde probablemente almacenas y gestionas el grueso de la informaci\u00f3n de tus empleados. A riesgo de resultar redundantes, aseg\u00farate de que:<\/p>\n Tal vez le interese: Gamelearn, la plataforma game-based learning m\u00e1s premiada del mundo (y adaptada al 100% a la RGPD)<\/a><\/p><\/blockquote>\n De todas tus misiones como responsable de formaci\u00f3n y desarrollo, probablemente la m\u00e1s importante\u00a0sea garantizar en tu empresa\u00a0el conocimiento sobre la nueva ley de protecci\u00f3n de datos.<\/p>\n Aunque la RGPD no es demasiado espec\u00edfica, s\u00ed que menciona como elemento importante \u201cla formaci\u00f3n en protecci\u00f3n de datos pertinente para el personal que tenga acceso permanente o habitual a datos personales\u201d (art\u00edculo 47). Es decir: tus empleados necesitan conocer en qu\u00e9 consiste la RGPD para poder respetar los derechos de los ciudadanos europeos (y de paso ahorrarle a la compa\u00f1\u00eda las sustanciosas multas).<\/strong><\/p>\n Para lograr una formaci\u00f3n exitosa en la nueva ley de protecci\u00f3n de datos, te recomendamos seguir los siguientes consejos:<\/p>\n 1 – Empieza por ti<\/strong>. Antes de lanzar un programa de formaci\u00f3n entre tus empleados, aprovecha la oportunidad para liderar el camino y formarte a ti mismo. De esta forma no s\u00f3lo conocer\u00e1s las bases de la RGPD, sino que adem\u00e1s tendr\u00e1s el background<\/em> necesario para elegir la mejor oferta formativa para la empresa.<\/p>\n 2 – Revisa los cursos que ya est\u00e1s ofreciendo<\/strong>. Es importante que adaptes los actuales cursos formativos (de relaci\u00f3n con el cliente, ciberseguridad, gesti\u00f3n de datos\u2026) que ya est\u00e1n haciendo (o van a hacer) tus empleados y de que te asegures de que todos ellos recogen los cambios introducidos por la RGPD.<\/p>\n 3 – Adapta la formaci\u00f3n a los distintos perfiles<\/strong>. No todos los empleados necesitan tener el mismo conocimiento sobre la nueva ley europea de protecci\u00f3n de datos. En funci\u00f3n del tipo de datos que obtengan y gestionen, su nivel de comprensi\u00f3n de la RGPD puede variar considerablemente. Aunque es recomendable que todos los empleados de la compa\u00f1\u00eda est\u00e9n concienciados y conozcan sus bases, esto es especialmente as\u00ed en el caso de perfiles como:<\/p>\n 4 – Aseg\u00farate de poder actualizar los contenidos<\/strong>. En vista de los r\u00e1pidos cambios tecnol\u00f3gicos y sociales que estamos viviendo, probablemente esta no sea la \u00faltima vez que la ley de protecci\u00f3n de datos vaya a cambiar. Intenta ofrecer una formaci\u00f3n que pueda revisarse y actualizarse de forma r\u00e1pida y sencilla, a\u00f1adiendo las posibles particularidades de tu negocio.<\/p>\n 5 – El contenido es el rey<\/strong>. En una ley de estas caracter\u00edsticas, con 88 p\u00e1ginas y 99 art\u00edculos (aqu\u00ed tienes el texto completo<\/a>), es de vital importancia que los contenidos sean claros y sencillos, que toquen los puntos clave de cada apartado y que se adapten a los perfiles de los empleados. La RGPD est\u00e1 llena de lenguaje t\u00e9cnico y burocr\u00e1tico, as\u00ed que aseg\u00farate de que los contenidos de tus cursos de formaci\u00f3n est\u00e1n en un idioma que tus empleados entienden.<\/p>\n 6 – Una formaci\u00f3n sin fronteras<\/strong>. Si trabajas en una multinacional, aseg\u00farate de que todos aquellos que trabajan con datos de ciudadanos europeos reciben la formaci\u00f3n. Recuerda: aunque algunos departamentos de tu empresa no se encuentren f\u00edsicamente en la Uni\u00f3n Europea (incluso toda la empresa puede estar en otro pa\u00eds), \u00e9stos se pueden ver afectados por la RGPD si obtienen, almacenan o gestionan informaci\u00f3n de ciudadanos europeos.<\/p>\n 7 – Gamifica la formaci\u00f3n<\/strong>. Para este tipo de cursos de compliance<\/em>, llenos de explicaciones t\u00e9cnicas, es importante hacer la formaci\u00f3n atractiva e interesante. Para ello, utiliza la gamificaci\u00f3n y los videojuegos. De esta forma conseguir\u00e1s incrementar el engagement<\/em> y el inter\u00e9s de los empleados, transformando la formaci\u00f3n en una experiencia divertida. El videojuego ADA GDPR<\/a>, por ejemplo, transforma\u00a0la comprensi\u00f3n de la nueva ley de protecci\u00f3n de datos europea en una aventura postapocal\u00edptica para salvar el planeta.<\/p>\n\u00bfC\u00f3mo afecta la RGPD a los departamentos de formaci\u00f3n y desarrollo?<\/h2>\n
1. Auditor\u00eda y notificaci\u00f3n a los empleados<\/h3>\n
2. S\u00f3lo con un prop\u00f3sito y durante un per\u00edodo de tiempo<\/h3>\n
3. Transparencia y flexibilidad en la protecci\u00f3n de datos<\/h3>\n
4. Seguridad en la protecci\u00f3n de datos<\/h3>\n
5. La nueva ley de protecci\u00f3n de datos y tu LMS<\/h3>\n
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\u00bfC\u00f3mo formar a tus empleados en la nueva ley de protecci\u00f3n de datos, RGPD?<\/h2>\n
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